Geconcentreerd werken aan een jaarrekening en elke tien minuten de telefoon opnemen gaan niet samen. Veel kantoren kiezen daarom vaste belmomenten; de melding legt dat netjes uit.
Een zakelijke beller accepteert prima dat u niet altijd opneemt, zolang duidelijk is wanneer wél. Noem uw telefonische spreekuur en verwijs voor stukken en vragen naar e-mail; dat past bij de aard van het werk.
Drie teksten om direct te gebruiken
Vervang de delen tussen [haken] door uw eigen gegevens.
Welkomstmelding
“Welkom bij [kantoornaam]. Om onze klanten goed te kunnen helpen, werken wij met vaste belmomenten: op werkdagen van [tijd] tot [tijd] nemen wij direct op. Buiten die tijden kunt u een bericht inspreken of mailen naar [e-mailadres]; wij reageren binnen één werkdag.”
Buiten openingstijden
“Welkom bij [kantoornaam]. Ons kantoor is nu gesloten. Wij zijn op werkdagen telefonisch bereikbaar van [tijd] tot [tijd]. Mailen kan altijd via [e-mailadres]. Bedankt voor uw telefoontje.”
Voicemail
“U bent verbonden met de voicemail van [kantoornaam]. Spreek uw naam, bedrijfsnaam en telefoonnummer in, dan belt uw contactpersoon u binnen één werkdag terug.”
Meer dan één melding nodig?
Bekijk alle prijzen en pakketten op één pagina, of maak eerst één losse melding vanaf €19.