Wat een goede melding buiten openingstijden bevat
- Concrete openingstijden. "Maandag om negen uur" werkt beter dan "tijdens kantooruren": de beller kan er meteen iets mee.
- Eén duidelijke route voor wie niet kan wachten: een apart nummer, of expliciet dat er geen spoedlijn is en de beller tot de volgende werkdag moet wachten. Beide is beter dan stilte over dit punt.
- Een zelfservice-alternatief als u dat heeft (website, online planner, bestelstatus): niet iedereen belt om een mens te spreken.
- Ververs de melding rond feestdagen en tijdswisselingen. Een melding die "vandaag" zegt terwijl het al drie weken zomervakantie is, wekt geen vertrouwen.
Voorbeeldtekst: algemeen bedrijf
“Welkom bij [bedrijfsnaam]. U belt buiten onze openingstijden; wij zijn op werkdagen bereikbaar van negen tot vijf. Spreek gerust een bericht in met uw naam en telefoonnummer, dan bellen wij u de eerstvolgende werkdag terug. Voor dringende zaken kunt u mailen naar [e-mailadres].”
Voorbeeldtekst: zorgpraktijk (met spoedroute)
“Welkom bij [praktijknaam]. De praktijk is nu gesloten; wij zijn op werkdagen bereikbaar van [tijd] tot [tijd]. Als dit een levensbedreigende noodsituatie is, hang op en bel 112. Voor dringende medische vragen die niet kunnen wachten, belt u [dienstdoende lijn of huisartsenpost]. Voor al het overige kunt u een bericht inspreken.”
Zet de spoedoptie vooraan, niet als laatste zin: wie in nood belt, luistert het menu niet af tot het einde.
Automatisch inplannen per tijdstip
De meeste telefoonsystemen kunnen een aparte melding op vaste tijden of dagen activeren, zodat u niet elke avond zelf hoeft om te schakelen. Zoek in uw systeem naar "business hours", "schedules" of "time-based routing"; op onze telefooncentrale-pagina's staat per systeem waar u het bestand uploadt.