Vier begroetingen, waarvan twee van uzelf
U opent de instellingen door vanaf uw eigen toestel 1233 te bellen. In het hoofdmenu opent toets 1 het onderdeel Begroetingen. Volgens de kennisbank van KPN staan daar vier mogelijkheden:
- Persoonlijke begroeting 1 (toets 1): u spreekt zelf de hele tekst in die de beller hoort.
- Persoonlijke begroeting 2 (toets 2): een tweede eigen tekst, die u los kunt klaarzetten.
- Standaard met uw naam (toets 3): u spreekt alleen uw naam in, de rest is de stem van KPN.
- Standaard met uw nummer (toets 4): uw telefoonnummer wordt voorgelezen.
Voor een zakelijk nummer zijn alleen de eerste twee bruikbaar. In de twee standaardopties komt uw bedrijfsnaam nergens voor, en dat is precies wat een beller wil horen om te weten dat hij goed zit.
De tweede begroeting is de handigste functie, en bijna niemand gebruikt hem
Omdat u twee eigen begroetingen kunt bewaren, kunt u er één klaarzetten voor gewone dagen en één voor de periode dat u er niet bent. Bij vakantie, verlof of een verbouwing schakelt u om zonder opnieuw in te spreken, en bij terugkomst schakelt u terug. Dat is het verschil tussen een melding die klopt en een melding waarin u in september nog steeds zegt dat u in augustus terug bent.
Uploaden kan bij geen enkele provider, afspelen wel
Er is geen Nederlandse provider die u rechtstreeks een audiobestand als voicemailgroet laat uploaden, KPN ook niet. Het gaat altijd via hetzelfde bel-in-menu waarin u normaal zou inspreken. Daar zit ook de oplossing: op het moment dat u zou gaan praten, speelt u het bestand af.
Begin bij de tekst, niet bij het menu
“U spreekt met de voicemail van Jansen Installatietechniek. Ik ben op dit moment aan het werk en kan de telefoon niet opnemen. Spreek gerust uw naam en nummer in, dan bel ik u vandaag nog terug.”
Zo speelt u het bestand af
- Zet het bestand klaar op een computer met fatsoenlijke speakers, niet op een tweede telefoon.
- Ga in een stille kamer zitten, zonder galm en zonder ventilator of airco op de achtergrond.
- Bel 1233, kies Begroetingen en daarna de persoonlijke begroeting die u wilt vullen.
- Zet het volume op ongeveer 70 tot 80 procent. Voluit klinkt harder maar vervormt, en dat hoort de beller.
- Start het bestand zodra de piep klinkt, en houd de microfoon van de telefoon naar de speaker.
- Luister de opname terug voordat u hem bewaart. Doet u dat niet, dan hoort u pas weken later dat het begin is afgekapt.
Twee dingen die bij KPN vaak door elkaar lopen
De servicepagina van KPN Zakelijk zegt over de welkomstboodschap alleen dat u 1233 belt; de toetsen staan er niet bij. Ziet het menu er bij u anders uit dan hierboven, dan doet u dus niets fout: het kan per abonnement en per toestel verschillen, en providers wijzigen zulke menu's zonder aankondiging. De bronnen onderaan deze pagina zijn leidend boven onze samenvatting.
En let op het verschil met KPN ÉÉN. Dat is een telefooncentrale, geen mobiele voicemail: daar uploadt u wel gewoon een bestand als meldtekst, en daar gelden andere eisen aan het formaat. Belt iemand uw bedrijfsnummer en komt hij in een keuzemenu, dan zit u in die wereld en niet in deze.