Wat een wachtrijmelding moet doen
- Bevestigen dat de beller in de rij staat en geholpen wordt. Stilte voelt als een verbroken verbinding; dan hangt men op.
- Een eerlijk alternatief bieden voor wie niet wil wachten: de website, een e-mailadres of een terugbeloptie als uw centrale die heeft.
- Afwisselen met muziek. Dezelfde zin elke vijftien seconden herhalen werkt averechts; een rustige muziekbodem met af en toe een gesproken bericht houdt het draaglijk.
Wat u beter niet zegt
- "Uw telefoontje is belangrijk voor ons." De beller hoort vooral dat het blijkbaar niet belangrijk genoeg is om op te nemen. Zeg liever iets concreets: "er zijn nog twee wachtenden voor u" (als uw centrale dat kan) of "u wordt zo geholpen".
- Lange reclameblokken. Een korte verwijzing naar een actie of de website kan, maar wie vastzit in een rij is geen ontvankelijk reclamepubliek.
- Beloftes die de centrale niet waarmaakt. Zeg alleen "u kunt ook een terugbelverzoek achterlaten" als die knop echt bestaat.
Voorbeeldteksten
“Een moment geduld alstublieft, u wordt zo geholpen. Wilt u liever niet wachten? Op [website] vindt u antwoord op de meeste vragen.”
“Al onze medewerkers zijn op dit moment in gesprek. Blijft u aan de lijn, dan helpen wij u zo snel mogelijk. U kunt uw vraag ook mailen naar [e-mailadres]; wij reageren binnen één werkdag.”
“Het is op dit moment erg druk. U kunt blijven wachten, maar bellen op een ander moment kan ook: tussen [tijd] en [tijd] zijn de wachttijden meestal het kortst.”
“Een moment geduld alstublieft. Wij verbinden u door naar het eerste beschikbare teamlid. Belt u liever op een ander moment terug, of wilt u een terugbelverzoek achterlaten? Blijf dan aan de lijn voor onze receptioniste.”
Muziek eronder: let op de rechten
Een wachtrijmelding werkt het best met rustige muziek eronder, maar gangbare muziek in de wachtstand valt onder zakelijk muziekgebruik en daar horen doorgaans licenties bij. Hoe dat zit leest u in onze gids over wachtmuziek en muziekrechten. Onze eigen wachtmuziek combineert uw ingesproken boodschap met muziek waarvan de rechten per track zijn gedocumenteerd.